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L’Assemblée Générale est l’organe suprême de l’association. Elle est constituée de tous les membres. Elle se réunit en session ordinaire une fois l’an sur convocation du Président. Elle peut toutefois se réunir en session extraordinaire lorsque les circonstances l’exigent. Elle est compétente pour : Adopter les statuts et règlements intérieurs ; Définir les grandes orientations de l’association ; Elire les membres du Bureau Exécutif ; Nommer les membres du Commissariat aux comptes ; Entendre et délibérer sur les rapports d’activités et financiers du bureau ; Exclure tout membre pour toute faute jugée grave ; Donner quitus au bureau exécutif ; Voter le budget et approuver le programme d’activités proposées par le Bureau Exécutif ; Fixer le taux de cotisations ; Modifier les statuts et le règlement intérieur ; Dissoudre l’association et les idées de la destination de ses biens ; Décider de l’affiliation de l’association à d’autres organismes ; Délibérer sur tous les points inscrits à son ordre du jour ;
L’Assemblée Générale prend ses décisions à la majorité simple de ses membres. Le vote a lieu au scrutin secret, à main levée ou par acclamation. Les délibérations de l’Assemblée Générale sont constatées des procès-verbaux traçants sur un registre signé conjointement par le Président et le Secrétaire Général. L’Assemblée Générale ne peut valablement délibérer que lorsque les deux tiers (2/3) au moins des membres est atteint. Si cette condition n’est pas remplie, l’Assemblée Générale est convoquée à nouveau avec le même ordre du jour dans un délais de quinze (15) jours et peut valablement délibérer quel que soit le nombre des membres présents. Si un membre de l’association ne peut assister personnellement à une assemblée, il peut s’y faire représenter par un mandataire (toute personne adulte muni d'une lettre de procuration) .
Le bureau Exécutif est l’organe d’administration, d’animation et de gestion quotidienne de l’association. Il met en œuvre les décisions conformément aux directives fixées par l’Assemblée Générale. Il peut créer des commissions ad hoc, arrêter le budget qu’il soumet à l’approbation de l’Assemblée Générale. Il est élu parmi les membres actifs au scrutin secret uninominal majoritaire à un tour pour un mandat de deux (2) ans renouvelables. Il comprend : Un président ; Un vice-président ; Un secrétaire général ; Un trésorier général.
Il est le premier responsable de l’Association et représente l’association dans tous les actes de la vie et devant les tiers et veille à l’application des décisions prises en Assemblée Générale. Il convoque et préside les sessions de l’Assemblée Générale et les réunions du Bureau Exécutif. Il signe les courriers, tout contrats et accords s’inscrivant dans la droite ligne de l’association. Il ordonnance les dépenses et signe conjointement avec le Trésorier Général les chèques de l’Association et les procès-verbaux et en assure la transcription sur le registre. En fin de mandat du Bureau, il présente un rapport d’activités.
Il travaille en étroite collaboration avec le président de Voluntas pour soutenir et mettre en œuvre la vision, les objectifs et les stratégies de l'association. Lorsque le président n'est pas disponible, le vice-président assume ses responsabilités et prend les décisions nécessaires pour assurer la continuité des activités de l'association. Il peut être amené à représenter Voluntas lors de réunions, d'événements ou de rencontres avec des partenaires, des donateurs ou d'autres parties prenantes. Il joue un rôle dans la coordination des activités de l'association, en veillant à ce que les projets avancent conformément aux objectifs fixés et en favorisant la collaboration entre les membres.
Il est le dépositaire des archives de l’Association. Il assure la correspondance et les affaires administratives de l’association. Il dresse les avis des différentes réunions. Il prépare en accord avec le président l’ordre du jour des réunions et sessions dont il rédige les procès-verbaux et en assure la transcription sur le registre. En fin de mandat du Bureau, il présente un rapport d’activités.
Il est chargé du recouvrement des fonds de l’association dont il assure la gestion. Il tient la comptabilité régulière et les documents comptables. Il décaisse sur ordre du Président avec qui il signe conjointement les documents financiers de l’association. Il assure également la gestion du patrimoine matériel de l’association. Il présente un rapport financier annuel et un bilan financier au terme du mandat du Bureau.
L’Assemblée Générale élit pour un mandat d’un an renouvelable une seule fois un commissaire
aux comptes charger de :
– Vérifier les livres, les portefeuilles, et les valeurs de l’Association ;
– Contrôler la régularité et la sincérité des inventaires et des bilans ainsi que l’exactitude des
informations données sur les comptes et la situation financière.
Il opère à toute époque de l’Année et le Trésorier Général est tenu de mettre à sa disposition
toutes les pièces nécessaires à son travail. Il rend régulièrement compte à l’Assemblée Générale
de toute inexactitude relevée dans l’acte de gestion. Il présente un rapport annuel à l’Assemblée
Générale sur la base duquel a lieu le vote d’un quitus au Bureau Exécutif.
L’adhésion à l’Association est libre et volontaire à toute personne physique ou morale sans distinction de race, de sexe, de religion ou de conviction politique jouissant de ses droits civiques et moraux. Pour adhérer le postulant doit adresser une demande au président accompagnée de ses droits d’adhésion.
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